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10 dicas para gerir o seu tempo no local de trabalho

Fernanda Sousa Fontes

Tem tido dificuldades em gerir o seu tempo no trabalho? Aqui estão algumas sugestões rápidas para impulsionar a sua produtividade e melhorar a gestão do tempo no local de trabalho:

Questione-se

É fácil perder-se no trabalho mundano que o “ocupa” e distrai de projetos mais importantes. Pergunte sempre se 'este é o melhor uso possível do meu tempo neste exato minuto?' Se não, pare o que está a fazer e direcione os seus esforços para a outra atividade que irá dar-lhe uma maior recompensa.

Feche a sua porta

Se achar que é difícil fazer o seu trabalho por causa de visitantes sem aviso, não tenha vergonha de fechar a sua porta para desencorajar interrupções. É claro que não deseja bloquear as pessoas durante todo o dia, mas esta é uma técnica particularmente útil quando realmente precisa de se concentrar por apenas uma ou duas horas.

Domine a tecnologia

Sente que o seu dia inteiro foi ocupado por telefonemas e e-mails? Pode pensar que está a ser eficiente, respondendo de imediato a uma nova comunicação, mas na maior parte das vezes é o oposto. Redirecione as chamadas para o correio de voz e desligue as notificações de email. Posteriormente, verifique as suas mensagens, uma vez de manhã, uma vez que após o almoço, e antes de sair do escritório. Vai ser capaz de responder a questões importantes à medida que chegam, e ainda tem tempo para ter algum trabalho real feito!

Organize a desordem

Algumas pessoas têm dificuldade em permanecer focados porque as pilhas de papelada os distraem da tarefa em questão. Organize a sua mesa e outras superfícies visíveis, retire o que não é necessário, deixe apenas o que necessita para finalizar o trabalho. Dessa forma, o olho (e sua atenção) não serão atraídos tão facilmente.

Faça uma lista

Se a sua mente não se consegue acalmar e continua a pensar nas mil e uma outras coisas que tem que fazer, tenha um bloco de papel na sua mesa e anote cada um dessas tarefas à medida que lhe ocorrem. Esvaziar a sua cabeça irá permitir que mantenha o foco na tarefa em mão, sem medo de esquecer alguma coisa importante.

Organize as tarefas

Ao invés de simplesmente acumular todos os seus documentos num único local, considere a criação de uma série de arquivos de ação num arquivador ou uma caixa na sua mesa, com uma pasta para cada tipo de tarefa. Pode ter uma pasta para 'arquivar', uma para 'ler', uma para 'entrar em contato' ou o que fizer sentido para o seu trabalho. Quando receber uma nova pilha de papel, tire um momento para classificá-la para os arquivos apropriados, de acordo com o próximo passo que precisa tomar com cada tarefa.

Programe

Muitas pessoas são ótimas a criar listas de tarefas mas nunca conseguem assinalar uma tarefa como concluída.  Se enfrentar esse tipo de desafio, tente agendar cada uma das tarefas no seu calendário. Dedique uma parte do tempo num dia específico para cada tarefa na sua lista e vai-se surpreender com o quão rápido conseguirá fazer tudo.

30 segundos ou menos

Nem todas as tarefas são da mesma importância nem demoram o mesmo tempo a concluir. Algumas podem ser concluídas rapidamente (como guardar o link de um site ou gravar um número importante em seu telefone). Quando uma tarefa chega à sua mesa, verifique se pode ser concluída em 30 segundos ou menos. Caso seja possível, faça-o, conclua essa tarefa – será menos uma para se preocupar mais tarde!

Às vezes, não há problema em procrastinar

Esta é uma consequência da regra anterior. Nem sempre é o melhor uso do seu tempo tratar de uma tarefa assim que ela chega. Deixe acumular as tarefas de rotina que não têm prazo definido e que demorar um pouco mais (numa pasta, não numa pilha) por alguns dias e, em seguida, trate da pasta de uma só vez.

Consolidar ações de rotina

Andar para trás e para a frente de uma atividade para a outra é uma grande perda de tempo. Se arquivar um pedaço de papel, em seguida, fazer uma chamada, depois disso, enviar um e-mail, e por fim, arquivar um outro pedaço de papel, o seu cérebro tem de trocar as marchas em cada etapa. Em vez disso, tente completar todas as tarefas do mesmo tipo antes de passar para as tarefas seguintes. Faça todas as suas chamadas, arquive todos os documentos, e em seguida, envie todos os seus e-mails. Vai descobrir que se move mais rápido e fará mais num curto período de tempo quando está a seguir o ritmo!

Estas podem parecer tarefas simples, mas combinadas, resultam numa grande melhoria na eficiência e gestão do tempo no local de trabalho.

Fonte:

http://www.smead.com/hot-topics/time-management-in-the-workplace-1685.asp



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